合作外展操作 SOP

狀態：有效｜最後更新：2026-04-11 執行時機：每週或每兩週執行一次外展負責部門：業務部（BIZ）

外展半自動流程概覽

Tim 說「生成本週外展草稿」
        ↓
Claude 讀取 outreach-log.md（確認哪些已發過）
        ↓
Claude 生成 5 封草稿 → 存入 business/outreach-drafts/YYYY-MM-DD.md
        ↓
Tim 閱讀草稿（約 5 分鐘）
        ↓
Tim 說「發送本週外展」 或 「修改第 X 封，然後發送」
        ↓
Claude 執行發信 + 更新 outreach-log.md

核心原則：任何信件在 Tim 明確確認前不會發出。

步驟一：啟動草稿生成

告訴 Claude：

「生成本週外展草稿」

Claude 會自動：

讀取 business/outreach-log.md 確認哪些對象已聯絡過（避免重複）
讀取 business/outreach-drafts/README.md 了解流程
根據目標清單與現有模板，生成 5 封客製化草稿
存入 business/outreach-drafts/YYYY-MM-DD.md

步驟二：審閱草稿（約 5 分鐘）

開啟 business/outreach-drafts/YYYY-MM-DD.md
確認以下幾點：
- {{稱謂}}、{{單位名稱}} 等佔位符是否需要填入實際資訊
- 信件語氣是否適合對象類型
- 聯絡資訊是否正確（Email / LINE / 網站）
如需修改，告訴 Claude：「修改第 2 封，把 XX 改成 OO」

步驟三：確認發送

審閱完成後告訴 Claude：

「發送本週外展」

Claude 會：

執行發信
在 business/outreach-log.md 更新：
- 「已接觸」表格新增發信記錄
- 「發信進度總覽」的累計數字更新

步驟四：追蹤回覆

情況	動作
對方回覆	告訴 Claude「OO 回覆了，內容是 XX」，Claude 更新 outreach-log 狀態
2 週無回應	說「生成追蹤信：OO 單位」，Claude 生成第二封追蹤信
進入洽談	Claude 將狀態移至「進入洽談」區塊，業務部主導後續

外展節奏建議

情況	建議
剛起步	每週 5 封，固定週一或週三執行
有回覆在跟進	先處理跟進，再發新信
旺季（金九銀十）	可加速至每週 10 封
整體回覆率 < 5%	暫停新發信，請 Claude 分析信件改善方向

目標對象優先順序

優先級	對象類型	理由
高	退輔會 / 榮服處	Tim 本身有軍職背景，共鳴最強
高	政府勞動局 / 就業服務站	有明確服務需求，合作正規
中	社區大學	學員符合目標族群，彈性合作
中	人資協會	提升專業形象，間接帶來客源
中	企業 HR	潛在大訂單，但決策慢
低	大專院校	學生非主要目標族群

發信模板位置

模板存放於外展系統： C:\Users\USER\Desktop\CLAUDE寫工具\合作\templates\

12 種模板：

各類型（人資協會 / 社區大學 / 勞動局 / 退輔會 / 企業HR / 大專院校）
每類有：第一封、第二封（追蹤）、LINE 版

追蹤紀錄位置

tzlth-hq/business/outreach-log.md

欄位	說明
累計寄出	每次發信後更新
已回覆	收到任何回應即計入
進入洽談	對方表示有意願且持續互動